同時投 20 間公司，不用追蹤工具你幾乎一定會出狀況。忘記哪份履歷投了哪間、不記得什麼時候要跟 recruiter follow up、接到電話才在翻 LinkedIn 找職缺內容——這些都是可以避免的。
這篇文章給你一個完整的求職追蹤系統：要記什麼、怎麼記、怎麼讓追蹤工具跟面試準備整合起來。
台灣工程師找工作的平均時間是 2–4 個月。積極求職的人通常同時有 20–40 個進行中的職缺。沒有系統的話：
有追蹤工具之後，每次接到 recruiter 電話，30 秒內就能知道：這間公司我什麼時候投的、聊過什麼、接下來應該問什麼。
| 欄位 | 為什麼重要 | |------|-----------| | 公司名稱 | 基本 | | 職缺 title | 同公司不同職缺，準備內容可能完全不同 | | 職缺 URL | JD 可能會下架，要趁早存起來 | | 投遞日期 | 計算 follow up 時間點 | | 目前狀態 | 知道下一步該做什麼 | | Recruiter 姓名 + Email | 個人化跟進，轉化率更高 | | 下一步行動 + 截止時間 | 防止事情漏掉 | | 備註 | 面試感受、文化觀察、紅旗 |
最簡單的起點。建立一個 Google Sheets，每行一個職缺，每列一個欄位。用顏色標記狀態（綠色 = 進行中，紅色 = 已結束，黃色 = 待處理）。
優點：免費、可以自定義、可以分享給職涯顧問。 缺點：沒有提醒功能、沒有看板視圖、容易沒在更新。
Notion 可以做看板視圖（Kanban），直接把職缺卡片拖進下一個狀態欄。Airtable 有更強的篩選和公式功能。
優點：視覺化看板、行動裝置體驗好、可以設提醒。 缺點：初始設定要 30–60 分鐘，職缺少於 10 個可能有點殺雞用牛刀。
最高效的方法是把求職追蹤跟面試準備連在一起。當 recruiter 打電話來說「你能不能這週四做技術面試？」，你應該能立刻找到：
HiredPathway 的求職看板就是這樣設計的：貼職缺 URL、在看板上追蹤進度（Interested → Applied → Interviewing → Offer），同時連結到 AI 產生的面試題和你的練習評分報告。
追蹤工具最常見的失敗原因是兩週後就放棄了。這幾個習慣可以避免：
每次接觸後立刻更新。 每次投履歷、面試、打電話後，設 5 分鐘的提醒更新狀態。等到「之後再填」等於不填。
每週 15 分鐘整理一次。 每個週日：檢查哪些需要 follow up、更新狀態、把已死的職缺存檔。
把追蹤工具當 follow up 的觸發器。 投遞 5 個工作日後沒有任何回應，就發一封追蹤 email。你的追蹤工具告訴你什麼時候該發。
拒絕也要記下來。 5 間相似公司在 resume screen 就把你拒掉，這是履歷或 LinkedIn 的問題，不只是運氣問題。
Follow up 是求職過程中投資報酬率最高的動作之一。大多數人不做，因為怕「打擾對方」。但現實是：一封禮貌的追蹤信幾乎不會有負面影響，而且常常有用。
投履歷後 5 個工作日沒有回應：
主旨：詢問 [職缺名稱] 申請進度
您好 [姓名]，
我在 [日期] 投遞了 [職缺名稱] 的申請，想確認申請是否已收到。我對 [公司的某個具體面向] 非常感興趣，若有任何需要補充的資料，很樂意提供。
感謝您的時間，期待有機會進一步聯繫。
[你的姓名]
Recruiter 電話後 3 個工作日沒有下一步消息：
您好 [姓名]，
很高興上次與您通話，我對 [職缺名稱] 依然很有興趣。想詢問是否還需要我提供任何資料以推進流程？
[你的姓名]
每個階段追一次就夠了。沒有回應就繼續往前——你的追蹤工具顯示你還有 20 個進行中的職缺。
當 recruiter 說「你能不能這週四來做技術面試」，你應該在 30 秒內能：
沒有整合系統的話，你每次都要從頭找 JD、重新想準備方向。有了整合工具，你從上次停下來的地方繼續。
具體怎麼做：
Recruiter 打電話來，打開同一個頁面，什麼都在。
投了 3–4 週後，你的追蹤工具開始變成數據來源：
投遞 → Recruiter 電話比率： 低於 15–20% 的話，是履歷或 LinkedIn 的問題，不是面試技巧的問題。
Recruiter 電話 → 技術面試比率： 低的話，可能是你在 recruiter call 的表達方式、或是目標職級跟背景不符。
技術面試 → Onsite 比率： 低的話，技術準備要加強——更多 mock interview、LeetCode 難度要對。
職缺來源追蹤： 記錄每個職缺是從哪裡找到的（LinkedIn、內推、公司官網、recruiter 找上門）。內推的轉化率是冷門申請的 4–5 倍。
一開始追蹤太多欄位。 先從 7–8 個欄位開始，不要做 25 欄的複雜表格。太複雜的系統很快就會被放棄。
不記錄拒絕。 拒絕是數據。記下在哪個環節被拒（履歷關、電話關、技術關、最終輪），才能找出你的漏斗斷在哪裡。
每個職缺花一樣多力氣。 你的追蹤工具應該幫你排優先順序。認識內部員工的職缺比冷門申請值得多投入 follow up 的時間。
沒有存 JD 原文或 URL。 職缺頁面可能在你面試前就下架了。投遞當天就把 URL 和 JD 截圖存起來。
Google Sheets 對大多數求職者來說已經夠用。如果想要視覺化看板，同時跟面試準備整合在一起，HiredPathway 的求職看板功能是免費的。
職涯顧問通常建議保持 15–30 個活躍職缺。低於 10 個選擇太少，超過 40 個每個職缺的準備品質會下降。追蹤工具讓你一眼看清目前的進度。
試算表啟動門檻低。App 設定要 30 分鐘，但如果你在找 2 個月以上，整合提醒和面試準備的功能會回報投資。
在追蹤工具裡加一欄「履歷版本」，把你的履歷命名加版本號（例如：resume-backend-v2.pdf）。當 recruiter 問你「你有沒有強調 Kubernetes 的經驗」時，你就知道你投了哪個版本。
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